Absolut! Gerne erkläre ich Ihnen ausführlich, wie Sie eine externe Person zu SharePoint einladen. Es gibt im Wesentlichen zwei gängige Wege, dies zu tun – eine einfache Methode für die gemeinsame Nutzung von Dateien und eine strukturiertere Methode über einen Gastbenutzer.
Methode 1: Direkte Freigabe einer Datei oder eines Ordners (Der schnelle Weg)
Diese Methode ist ideal, wenn Sie einer externen Person schnell Zugriff auf eine bestimmte Datei oder einen Ordner in einer SharePoint-Bibliothek gewähren möchten.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Navigieren Sie zu der SharePoint-Seite oder Bibliothek, in der sich die Datei oder der Ordner befindet.
- Wählen Sie die Datei oder den Ordner aus, die Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Auswahl und wählen Sie Freigeben. Alternativ finden Sie in der oberen Leiste der Dateiliste auch eine „Freigeben“-Schaltfläche (oft ein Symbol mit einem Pfeil, der aus einem Kasten herausgeht).
- Es öffnet sich ein Freigeben-Fenster. Hier haben Sie mehrere Einstellungsmöglichkeiten:
- Feld “Eingeben zum Freigeben oder Auswählen”: Geben Sie hier die E-Mail-Adresse der externen Person ein.
- Berechtigungen anpassen (wichtig!):
- Darf bearbeiten: Der externe Benutzer kann den Inhalt ändern, löschen und neue Dateien hochladen. Vorsicht bei dieser Einstellung.
- Darf anzeigen: Der externe Benutzer kann die Datei nur ansehen oder herunterladen, aber nicht bearbeiten. Dies ist oft die sicherere und empfohlene Standardoption.
- Optionen (meist unter einem Link “Optionen” oder “Weitere Einstellungen” zu finden):
- Link-Jedem-erlauben: Einfacher, aber weniger kontrollierbar.
- Erforderlich: Person, die den Link verwendet, muss sich anmelden: Dies ist die sicherere Option. Die externe Person benötigt eine Microsoft-Konto, um auf den Link zuzugreifen. Dies verhindert, dass der Link weitergegeben und von Unbefugten genutzt werden kann.
- Geben Sie optional eine Nachricht in das Feld darunter ein.
- Klicken Sie auf Senden.
Die externe Person erhält nun eine E-Mail mit einem Link, über den sie direkt auf die Datei oder den Ordner zugreifen kann.
Methode 2: Einladen als Gastbenutzer (Der professionelle Weg)
Diese Methode ist besser, wenn Sie einer Person über einen längeren Zeitraum Zugriff auf mehrere Inhalte oder sogar Ihr gesamtes SharePoint-Team- oder Kommunikationsseiten geben möchten. Der externe Benutzer wird quasi als “Gast” in Ihr Microsoft 365 Unternehmen aufgenommen und kann über ein “Rollen”-Konzept eingebunden werden.
Schritt-für-Schritt-Anleitung:
- Navigieren Sie im SharePoint zu der Website, zu der Sie die externe Person einladen möchten.
- Klicken Sie auf der linken Navigationsleiste auf Inhaltseiten.
- Klicken Sie oben auf die Schaltfläche Seite freigeben.
- Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie die E-Mail-Adresse des Gastes eingeben können.
- Wählen Sie die Rolle für den Gast aus:
- Besucher: Kann Inhalte nur ansehen (Lesen).
- Mitglied: Kann Inhalte bearbeiten, erstellen und löschen (Schreiben).
- Besitzer: Hat vollständige Kontrolle über die Website (Vollzugriff).
- Geben Sie optional eine Nachricht ein und klicken Sie auf Senden.
Was passiert danach?
- Die externe Person erhält eine Einladungs-E-Mail. Diese kann je nach Setup Ihrer Organisation als direkte Einladung oder als “Anfrage um Zugriff” arrive.
- Wenn es eine direkte Einladung ist, muss der Empfänger den Link in der E-Mail folgen und sich mit seiner eigenen E-Mail-Adresse registrieren (meist über ein Einmal-Passwort).
- Danach erhält er Zugriff auf die SharePoint-Website entsprechend der ihm zugewiesenen Rolle (Besucher, Mitglied oder Besitzer). Er taucht in der Benutzerliste der Website auf.
Welche Methode ist die richtige für mich?
| Kriterium | Methode 1: Direkte Freigabe | Methode 2: Gastbenutzer |
|---|---|---|
| Ziel | Einzelne Datei/Ordner schnell teilen. | Langfristige Zusammenarbeit auf einer ganzen Website. |
| Dauer | Oder zeitlich begrenzt durch einstellbare Fristen. | Langfristig, bis die Einladung widerrufen wird. |
| Aufwand | Sehr gering, ein paar Klicks. | Etwas höher, aber besser skalierbar und kontrollierbar. |
| Kontrolle | Eher niedrig; der Link kann weitergegeben werden (wenn keine Anmeldung erforderlich ist). | Hoch; der Gast ist in Ihrer Umgebung registriert und kann gezielt verwaltet werden. |
| Einsatz | Ideal für temporäre Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten oder Projektpartnern. | Ideal für dauerhafte Partner, Freelancer oder Tochtergesellschaften. |
Wichtige Hinweise und Voraussetzungen
- Ihre IT-Abteilung: Die Freigabe für externe Benutzer muss in der Regel in den Microsoft 365-Administrationszentrum (SharePoint-Admin-Zentrum) freigeschaltet sein. Wenn es nicht funktioniert, wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator. Standardmäßig ist es oft eingeschränkt oder nur für interne Personen erlaubt.
- Organisationsweite Einstellungen: Fragen Sie nach, ob die Freigabe für „Jedem“ (auch ohne Anmeldung) erlaubt ist oder nur für „Existierende und neue Gäste“ (Anmeldung mit Konto erforderlich). Die zweite Option ist aus Sicherheitsgründen meist zu bevorzugen.
- Berechtigungsstufen: Überlegen Sie sich gut, welche Berechtigungen die externe Person wirklich benötigt. Geben Sie unnötigerweise keine Schreibrechte („Darf bearbeiten“ oder „Mitglied“), wenn nur Leserechte („Darf anzeigen“ oder „Besucher“) ausreichen.
Ich hoffe, diese ausführliche Anleitung hilft Ihnen weiter! Falls Sie spezifischere Fragen zu den Einstellungen haben, wenden Sie sich am besten an Ihren SharePoint-Administrator, da dieser Ihre Unternehmensrichtlinien genau kennt.