Unsere DMS importiert “.xfr” Dateien – Das sind im DMS Tabellen. Gibts es einen Konverter der Excel Tabellen zu .xfr macht?

Hallo, das ist eine sehr spezifische und technische Frage. Gerne helfe ich Ihnen dabei, die richtige Lösung zu finden.

Die kurze Antwort lautet: Einen “einfachen” Standard-Konverter (wie z. B. für CSV zu PDF oder XLSX zu CSV) gibt es für Excel nach .xfr wahrscheinlich nicht.

Der Grund dafür liegt in der Natur der .xfr-Datei. Was Sie haben, ist kein allgemeines Dateiformat, sondern ein herstellerspezifisches Schema. Die Endung .xfr steht für “eXchange Format” und wird von verschiedenen Softwareherstellern genutzt, um Daten für ein Zielsystem (Ihr DMS) aufzubereiten. Die Struktur dieser Datei ist strikt festgelegt und muss exakt mit dem Import-Schema des DMS übereinstimmen.

Um Ihre Excel-Daten ins .xfr-Format zu bringen, haben Sie im Wesentlichen zwei Wege:

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Lösung 1: Die “offizielle” Methode (Empfohlen)

Fragen Sie den Hersteller Ihres DMS.

Das ist der sicherste und zuverlässigste Weg. Die meisten DMS-Systeme, die solche spezifischen Import-Formate verwenden, bieten ein Hilfsprogramm oder ein Modul an, mit dem Sie Daten aus Excel oder CSV importieren und dieses dann in das benötigte .xfr-Format konvertieren können.

• Vorteil: 100 %ige Kompatibilität garantiert. Sie erhalten support.
• Was Sie mitbringen sollten: Eine gut strukturierte Excel-Datei mit Spaltenüberschriften, die genau den Feldern in Ihrem DMS entsprechen (z. B. “Belegnummer”, “Datum”, “Betrifft” etc.).

Lösung 2: Der manuelle Weg über Excel (Wenn keine Lösung vom Hersteller existiert)

Wenn es kein Konvertierungsprogramm gibt, lässt sich der Prozess oft manuell in Excel nachbilden. Ziel ist es, die Datei genau so zu strukturieren, wie das DMS es erwartet. Oft sind .xfr-Dateien textbasiert (z.B. als CSV-Datei mit speziellen Trennzeichen, als XML oder im Fixlängenformat).

So gehen Sie vor:

1. Das Zielformat analysieren:

• Haben Sie eine Beispieldatei (.xfr), die Sie erfolgreich importieren konnten? Das ist der Schlüssel zum Erfolg. Fragen Sie bei Kollegen oder dem DMS-Administrator nach einer solchen Vorlage.
• Öffnen Sie diese Beispieldatei mit einem Texteditor (z.B. Notepad++ oder sogar dem normalen Windows Editor). Sehen Sie sich die Struktur genau an:
  • Welche Spalten gibt es?
  • Was ist das Trennzeichen (Semikolon, Tabulator, Komma)?
  • Werden Datumsangaben in einem bestimmten Format gemacht (z.B. JJJJMMTT)?
  • Werden feste Zeichenlängen verwendet (Fixlängenformat)?

2. Excel-Daten anpassen (Data Mapping):

• Nehmen Sie Ihre Excel-Datei und passen Sie die Spalten an, damit sie exakt der Reihenfolge und Struktur der .xfr-Beispieldatei entsprechen.
• Verwenden Sie Formeln, um Werte umzuwandeln (z.B. =TEXT(A2;"JJJJMMTT") für ein Datumsformat).
• Säubern Sie die Daten: Entfernen Sie Leerzeichen, Sonderzeichen und stellen Sie sicher, dass die Datentypen (Zahlen, Text) korrekt sind.

3. Speichern im richtigen Format:

• Meistens lässt sich eine .xfr-Datei einfach als CSV (mit Trennzeichen) oder Textdatei (mit Trennzeichen) speichern und dann einfach die Dateiendung von .csv oder .txt in .xfr umbenennen.
• Wichtig: Achten Sie darauf, welche Kodierung verwendet wird (oft ist UTF-8 oder ANSI erforderlich).

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Beispiel: Wie ein solcher Konverter aussehen könnte

Wenn Sie oder Ihre IT-Abteilung hierfür Kapazitäten haben, lässt sich ein solcher Konverter mit einem Skript sehr einfach umsetzen. Die Logik wäre:

1. Excel-Datei öffnen (z.B. mit Python und der Bibliothek pandas oder in VBA).
2. Daten filtrieren und formatieren (Spalten umsortieren, Datumsformate anpassen, z.B. 2023-10-27 zu 20231027).
3. Daten in eine Textdatei schreiben mit den exakt benötigten Trennzeichen.
4. Datei speichern mit der Endung .xfr.

Zusammenfassung

Es gibt keinen Universal-Konverter für Excel nach .xfr. Ihr Weg wird sein:

1. Beispieldatei vom DMS-Hersteller besorgen.
2. Excel-Datei an diese Struktur anpassen (manuell oder automatisiert).
3. Als Text/CSV speichern und die Endung in .xfr ändern. (Wobei dies sehr stark von der Struktur der .xfr-Datei abhängt).

Der sicherste Weg führt über den DMS-Hersteller oder die interne IT-Abteilung, die für das DMS zuständig ist.