Viele Unternehmer, Vermieter und Selbstständige stellen sich die Frage, ob Steuerberater Rechnungen immer nach denselben Regeln verbuchen müssen oder ob es unterschiedliche Vorgehensweisen gibt. Oft entsteht der Eindruck, dass „jeder Steuerberater es anders macht“. Doch stimmt das wirklich – oder sind die Abläufe gesetzlich vorgeschrieben?
Dieser Beitrag erklärt, was Vorschrift ist, wo Gestaltungsspielräume bestehen und wann Unterschiede zulässig sind.
Gesetzliche Grundlagen der Buchhaltung
Grundsätzlich basiert jede Buchhaltung in Deutschland auf klaren gesetzlichen Regelungen. Maßgeblich sind unter anderem:
- Handelsrechtliche Vorschriften
- Steuerrechtliche Regelungen
- Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB)
Diese Vorgaben sind für alle Steuerberater verbindlich. Ein Steuerberater darf also nicht frei entscheiden, wie oder wann Rechnungen erfasst werden – zumindest nicht ohne rechtliche Grundlage.
Unterschiedliche Buchführungssysteme – der wichtigste Grund für Abweichungen
Ob Rechnungen nach Rechnungsdatum oder Zahlungsdatum verbucht werden, hängt nicht vom Steuerberater, sondern von der Art der Buchführung ab.
1. Bilanzierung (doppelte Buchführung)
Bei bilanzierenden Unternehmen gilt das Periodenprinzip:
- Rechnungen werden dem Zeitraum zugeordnet, in dem die Leistung wirtschaftlich erbracht wurde
- Das Zahlungsdatum spielt dabei keine Rolle
- Gehen Rechnungen verspätet ein, müssen häufig Rückstellungen gebildet werden
➡️ Ziel ist eine periodengerechte Gewinnermittlung.
2. Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
Bei der EÜR gilt das Zufluss-Abfluss-Prinzip:
- Einnahmen und Ausgaben zählen erst dann, wenn Geld tatsächlich fließt
- Das Rechnungsdatum ist hier zweitrangig
➡️ Diese Methode ist nur für bestimmte Unternehmer zulässig.
Warum wirkt es so, als würden Steuerberater unterschiedlich arbeiten?
In der Praxis entstehen Unterschiede oft durch:
- unterschiedliche Buchführungssysteme (Bilanz vs. EÜR)
- abweichende umsatzsteuerliche Verfahren (z. B. Soll- oder Ist-Besteuerung)
- verspätete Rechnungseingänge
- unterschiedliche Stichtagsbewertungen oder Rückstellungsentscheidungen
- unregelmäßige oder nachträgliche Buchhaltungsabgaben durch Mandanten
Diese Unterschiede sind nicht automatisch falsch, solange sie rechtlich korrekt begründet sind.
Gibt es Ermessensspielräume?
Ja – aber nur innerhalb enger Grenzen.
Zulässige Spielräume:
- Bildung und Höhe von Rückstellungen
- zeitliche Abgrenzung bei Teilleistungen
- Wahl bestimmter zulässiger Bewertungsmethoden
- Anwendung der Ist-Besteuerung bei der Umsatzsteuer (wenn erlaubt)
Nicht zulässig:
- willkürliches Verschieben von Einnahmen oder Ausgaben
- bewusst falsche Periodenzuordnung
- dauerhafte Abweichung von gesetzlichen Vorgaben
Ein Steuerberater muss jede Abweichung fachlich begründen und dokumentieren können.
Was passiert bei falscher Buchung?
Fehlerhafte oder unzulässige Buchungen können zu:
- Gewinnkorrekturen durch das Finanzamt
- Steuernachzahlungen
- Zinsen oder Säumniszuschlägen
- Problemen bei Betriebsprüfungen
führen. Deshalb sind Steuerberater in der Regel eher vorsichtig als „kreativ“.
Fazit: Vorschrift oder Ermessenssache?
Beides – aber mit klarer Grenze.
- Die Grundregeln der Buchhaltung sind gesetzlich vorgeschrieben
- Unterschiede ergeben sich aus Buchführungssystem, Steuerart und Einzelfall
- Steuerberater dürfen nicht „machen, was sie wollen“, wohl aber zulässige Gestaltungsspielräume nutzen
Wer den Eindruck hat, dass etwas „ungewöhnlich“ verbucht wird, sollte nach der rechtlichen Grundlage fragen. Ein seriöser Steuerberater kann sein Vorgehen jederzeit sachlich erklären.
Tipp für Mandanten
Fragen wie diese sind völlig legitim:
- Nach welchem Buchführungssystem wird gearbeitet?
- Warum wird diese Rechnung so und nicht anders erfasst?
- Gibt es steuerliche Risiken bei dieser Vorgehensweise?
Transparenz schützt vor Missverständnissen – und vor späteren Problemen mit dem Finanzamt.