Die Meldung zur Sozialversicherung ist ein wesentlicher Schritt, um Beschäftigte in die deutschen Sozialversicherungssysteme (Krankenversicherung, Rentenversicherung, Arbeitslosenversicherung und Pflegeversicherung) einzuschreiben. Hier eine Übersicht zu den Anforderungen, Vorgehen und Fristen:
1. Wer muss melden?
- Arbeitgeber sind verpflichtet, ihre Beschäftigten unverzüglich bei den zuständigen Sozialversicherungsträgern anzumelden, sobald ein Arbeitsverhältnis beginnt.
- Selbstständige müssen sich meist nicht melden, es sei denn, sie optieren freiwillig in die Sozialversicherung ein (z. B. Krankenversicherung).
2. Welche Informationen müssen gemeldet werden?
Grunddaten des Beschäftigten
- Name, Vorname
- Geburtsdatum und -ort
- Wohnadresse
- Krankenversicherung (falls bereits Mitglied)
Arbeitsverhältnis
- Beginn des Arbeitsverhältnisses
- Art der Beschäftigung (vollzeit, Teilzeit, Minijob, Auszubildender usw.)
- Bruttovergütung (Monatslohnsumme)
- Beschäftigungsart (sozialversicherungspflichtig, freiwillig versichert, außerbetrieblich)
Sozialversicherungsbeiträge
- Beitragspflichtige Arbeitsentgelte für jede Versicherungsart (Kranken-, Renten-, Arbeitslosen-, Pflegeversicherung)
3. Welche Formulare werden verwendet?
**a) Anmeldung zur Sozialversicherung (SV1-Formular)
- Zweck: Wird zum ersten Mal verwendet, um den Beschäftigten bei der Krankenkasse und Rentenversicherung anzumelden.
- Einsendung: An die Krankenkasse des Beschäftigten (bei Minijobs ggf. an die Minijob-Zentrale).
**b) Elektronische Meldung über ELStAM/BSV
- ELStAM (Elektronische Lohnsteuermeldung): Monatliche Übermittlung von Lohn- und Steuerdaten an das Finanzamt.
- BSV (Betriebsstätten Meldung): Elektronische Übermittlung von Beschäftigen Daten an die Rentenversicherung und Arbeitslosenversicherung.
**c) Besondere Formulare bei Änderungen
- Änderungsmeldung (bei Lohnerhöhungen, Einstufungsänderungen usw.)
- Meldung des Arbeitsendens (bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses)
4. Fristen
| Handlung | Frist |
|---|---|
| Anmeldung eines neuen Beschäftigten | Spätestens nach Beginn des Arbeitsverhältnisses (i. d. R. innerhalb von 3 Tagen). |
| Monatliche Lohnmeldung | Bis zum 10. des Folgemonds (bei elektronischer Übermittlung oft bis zum 15.). |
| Meldung von Änderungen | Unverzüglich, latest innerhalb von 7 Tagen. |
| Meldung des Arbeitsendes | Spätestens nach dem letzten Arbeitstag (i. d. R. innerhalb von 7 Tagen). |
Hinweis: Bei Minijobs gilt eine Sonderregelung – die Anmeldung erfolgt über die Minijob-Zentrale.
5. Zuständige Behörden
| Versicherungsart | Zuständiger Träger |
|---|---|
| Krankenversicherung | Krankenkasse des Beschäftigten (z. B. AOK, DAK) |
| Rentenversicherung | Deutsche Rentenversicherung |
| Arbeitslosenversicherung | Bundesagentur für Arbeit |
| Pflegeversicherung | Über die Krankenkasse mitgeteilt |
6. Konsequenzen bei Nichtmeldung
- Strafen: Höhere Betrugs- oder Ordnungswidrigkeiten (bis zu mehreren Tausend Euro).
- Rückwirkende Beitragszahlungen: Neben Strafen müssen rückwirkend Sozialversicherungsbeiträge gezahlt werden.
- Haftung: Der Arbeitgeber haftet persönlich für nicht gemeldete Beschäftigte.
7. Praktische Tipps
- Vorlage der Krankenversicherungsbescheinigung: Der Beschäftigte muss seine Krankenversicherungskarte oder Bescheinigung vorlegen.
- Elektronische Lösungen nutzen: Viele Krankenkassen und Rentenversicherungen bieten Online-Portale für schnelle Abwicklungen (z. B. BNBank, RentenOnline).
- Software einsetzen: Lohnprogramme (z. B. Datev, Lexware, LexSoft) vereinfachen die Meldung.
- Minijob-Regeln beachten: Bei Minijobs (bis 450 € monatlich) muss die Minijob-Zentrale informiert werden.
8. Häufige Fragen
F: Muss ich auch freiwillige Versicherte melden?
A: Ja, wenn ein Beschäftigter freiwillig in die Krankenversicherung eintritt, muss dies der Krankenkasse gemeldet werden.
F: Wie melde ich einen Praktikanten?
A: Praktikanten sind sofern sie mehr als 3 Monate beschäftigen, sozialversicherungspflichtig und müssen gemeldet werden.
F: Was gilt für freiberufliche Tätigkeiten?
A: Freiberufler sind meist nicht in der Sozialversicherung verpflichtet, es sei denn, sie erzielen ein vergleichbares Einkommen wie Angestellte.
Zusammenfassung
- Arbeitgeber müssen sofort bei Beginn eines Arbeitsverhältnisses melden.
- Formulare: SV1, ELStAM, BSV.
- Fristen: Maximal 3 Tage nach Einstellungsbeginn.
- Strafen bei Verstößen können hohe Kosten verursachen.
Bei Unsicherheiten helfen die Betriebskrankenkasse (BKK), die Deutsche Rentenversicherung oder Beratungsstellen wie die Arbeitsagentur.