Als Prozessverantwortlicher erhalten Sie viele E-Mails mit Terminen und Besonderheiten zu Aufträgen. Hier sind praktische und KI-gestützte Lösungen, um diese Termine automatisch zusammenzufassen – ohne manuelle Arbeit.
Lösungsansätze
1. Outlook-eigene Funktionen nutzen (einfach & schnell)
a) Erstelle Outlook-Regeln mit Kategorien undFLAGS
- Schritt-für-Schritt:
- Öffnen Sie Outlook → Wählen Sie eine E-Mail mit Termininfo aus.
- Klicken Sie auf Ordner → Regeln und Benachrichtigungen verwalten.
- Neue Regel anlegen:
- Bedingungen: „Betreff enthält“ (z. B. „Termin“, „Auftrag“, „Lieferung“)
- Aktionen:
- Kopie in Ordner verschieben (z. B. „Termine_Auftraege“)
- Mit Kategorie markieren (z. B. „Auftragstermin“)
- Benachrichtigung hinzufügen (optional)
- Regel speichern.
- Vorteil: E-Mails landen automatisch im richtigen Ordner und sind mit Kategorien markiert.
b) Quick Steps für wiederholte Aktionen
- Erstellen Sie eine Quick Step“-Aktion, die:
- Termine aus der E-Mail extrahiert (z. B. per Suchmuster nach „Datum:“, „Termin:“).
- Diese Daten automatisch in einen Kalender oder Excel kopiert (mit VBA-Skripten).
2. Power Automate (Microsoft Flow) – Automatisierung + KI-Integration
Power Automate ist ein cloudbasierter Dienst von Microsoft und lässt sich perfekt mit Outlook verbinden.
Beispielworkflow:
- Auslöser: „Wenn eine E-Mail empfangen wird“ (mit bestimmten Schlüsselwörtern im Betreff).
- Aktionen:
- Inhalt der E-Mail analysieren (mit „Erkennen von Terminen“-Aktion von Azure Cognitive Services).
- Daten extrahieren:
- Termin-Datum
- Kundenname / Auftragsnummer
- Besondere Anmerkungen (z. B. „Sonderformat“, „Priorität“)
- Ergebnis in Excel-Liste oder SharePoint-Tabelle speichern.
- Kalendereinladung automatisch erstellen (wenn gewünscht).
Vorteile:
- KI-Integration: Nutzt Azure Cognitive Services (z. B. Text Analysis API oder Form Recognizer), um Termini und Schlüsselwörter automatisch zu erkennen.
- Keine Programmierkenntnisse nötig – alles über einen Drag-and-Drop-Designer.
Kosten: Für kleine bis mittlere Unternehmen meist kostenlos (bis zu 1 Millionen Runs/Jahr).
3. KI-basierte Tools für erweiterte Extraktion
Falls die E-Mails komplexe Formate haben, nutzen Sie KI-Modelle speziell für NLP (Natural Language Processing).
Option A: Azure Cognitive Services – Text Analysis API
- Funktion: Analysiert E-Mail-Text und extrahiert:
- Termine (mit präzisen Datumsangaben)
- Schlüsselwörter (z. B. „Notfall“, „Express“, „mind. Qualität“)
- Integrieren: Über Power Automate oder direkt in Azure Logic Apps.
Option B: Custom NLP mit Python & spaCy (für technisch Affinen)
- Schritte:
- E-Mails per Outlook-Object-Modell (Python-Komponenten) oder mit PythonNet abrufen.
- spaCy-Modell trainieren, um Termine und Besonderheiten (z. B. „ungekocht“, „mit Schokoladenüberzug“) zu erkennen.
- Ergebnis in CSV oder Datenbank speichern.
- Vorteil: Vollständige Kontrolle über die Extraktionslogik
4. Drittanbieter-Apps für E-Mail-Analyse
a) TextMiner (für Outlook/Excel)
- Extrahiert automatisch Schlüsselwörter, Daten und Zahlen aus E-Mails und speichert sie in Excel.
- Vorteil: Einfache Installation, kein Cloud-Aufwand.
b) Mailtrack oder HubSpot CRM
- Automatisiert das Tracking von E-Mails und speichert Termine/Auftragsinformationen direkt im CRM.
- Besonderheit: Erstellt automatisch Aufgaben („Erinnere mich 2 Tage vor Termin“) basierend auf den Inhalten.
Praktische Empfehlung für Ihren Einsatz
Schnellstart-Lösung (ohne Coding):
- Power Automate + Azure Cognitive Services:
- Erstellen Sie einen Flow, der:
- E-Mails mit Stichwörtern („Termin“, „Auftrag“) identifiziert.
- Mit der „Erkennen von Datumsangaben“-Aktion Termini extrahiert.
- Die extrahierten Daten in Excel Online oder SharePoint speichert.
- Ergebnis: Eine aktuelle Liste aller Aufträge mit Terminen und Besonderheiten – täglich aktualisiert.
- Erstellen Sie einen Flow, der:
Erweiterte Lösung (für häufige Besonderheiten):
- Eigene Keyword-Liste erstellen:
- Definisieren Sie typische Besonderheiten Ihrer Aufträge (z. B. „Bio“, „glutenfrei“, „Sondergröße“).
- KI-Tool hinzufügen:
- Nutzen Sie in Power Automate die „Erkennen von Schlüsselwörtern“-Aktion (mit benutzerdefinierten Listen).
- Beispiel: Wenn „glutenfrei“ erkannt wird → Flag „Ernähtungshinweis“ setzen.
Checkliste für die Umsetzung
| Schritt | Was tun |
|---|---|
| 1. Struktur etablieren | Einigen Sie sich auf Standardtextbausteine in E-Mails (z. B. „Termin: XX.XX.XXXX“, „Hinweis: YYYY“). |
| 2. Pilotprojekt starten | Testen Sie Power Automate mit 5 Mustere-Mails – prüfen Sie die Trefferquote. |
| 3. Automatisierungstiefe wählen | Je nach Aufwand: Outlook-Regeln → Power Automate → KI-Modelle. |
| 4. Dokumentation | Legen Sie ein Master-Excel-Sheet an, das automatisch gefüllt wird. |
| 5. Monitoring | Prüfen Sie wöchentlich die Zusammenfassung auf Fehler (z. B. falsch erkannte Termine). |
Kosten/Nutzen
- Kosten:
- Power Automate + Azure: kostenlos (bis zu bestimmten Limits).
- Drittanbieter-Tools: ca. 20–100 €/Monat.
- Eigene KI-Modelle: nur Entwicklungskosten (falls intern).
- Nutzen:
- Stunden pro Tag sparen (keine manuelle Filtrierung mehr).
- Fehlerreduzierung bei Terminerfassung.
- Bessere Planung für die Produktion.
Durch diese Automatisierung haben Sie mehr Zeit für Ihre Kernaufgaben – und die Daten sind immer auf dem neuesten Stand! Wenn Sie Details zu einem bestimmten Tool benötigen, lassen Sie es mich wissen.